Вы узнаете:
Наша повседневная жизнь состоит из коммуникаций. Мы общаемся по телефону, в мессенджерах, по электронной почте. При это ни в школе, ни в университете нас не учили правильно писать электронные письма.
Международный консультант и автор книг по этикету Джамила Мусаева на своем Youtube-канале рассказала, как это делать правильно.
Если вам интересен телефонный этикет, читайте материал: Как правильно звонить по телефону и кто должен закончить разговор: правила этикета.
Возможно, вы сейчас задаетесь вопросом: «Зачем мне уметь писать электронные письма?». Но на самом деле это очень важно.
Потому что после школы многие наши взаимодействия — поступление в университет, стажировка, работа над проектами — будут происходить по электронной почте.
Если вы научитесь писать хорошие электронные письма, это покажет уровень вашего профессионализма, языковые навыки, коммуникабельность и поможет презентовать себя как нельзя лучше.
Очень часто одно электронное письмо может либо дать вам шанс желаемую работу, либо свести к нулю все ваши усилия. Мусаева объяснила, что плохо написанное электронное письмо может оставить не очень хорошее впечатление, и вы можете даже не получить ответа.
Как написать письмо по электронной почте? Первое, что нужно сделать, это создать ящик на сервисе электронной почты.
Для логина вы можете использовать свои имя и фамилию или их комбинацию.
Если такой адрес уже занят, можно использовать цифры.
Мусаева рекомендует избегать таких адресов электронной почты, как DogLover123@… или SpiceGirl777@… Такие адреса могут быть забавными для личного использования, но они не подходят для подачи заявлений о приеме на работу, прохождении стажировки или профессионального общения. Они выглядят непрофессионально и могут даже привести к тому, что ваше письмо попадет в спам.
Тема письма - это краткое содержание вашего письма. Составьте его ясно и лаконично, используя не более 10 слов.
Примеры:
«Запрос на изменение графика»
«Заявление на стажировку – ФИО»
«Срочно. Изменение времени встречи»
Мусаева советует никогда не отправлять письма без темы — их часто игнорируют или принимают за спам.
Для официальных писем:
Если вы не знаете имени: «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа».
Если вы знаете имя: «Уважаемый господин Джон Смит» или «Уважаемая госпожа Саманта Джон».
Для полуофициальных/неофициальных писем: «Здравствуйте, Анна», «Привет, Наталья».
Если пишете группе:
«Уважаемая команда».
Если вы пишете кому-то впервые, кратко представьтесь:
«Меня зовут ФИО, и я пишу, чтобы узнать о…»
При написании текста письма, важно придерживаться таких принципов, как:
Обязательно проверьте грамматику, орфографию, пунктуацию.
Мусаева рекомендует избегать в письме эмодзи, заглавных букв, нескольких восклицательных знаков, сленга и сокращений.
Вместо того, чтобы писать: «ЭТО СРОЧНО!!!»
Напишите: «Это срочно» (выделите жирным шрифтом, если необходимо).
Избегайте длинных блоков текста. Лучше использовать абзацы или маркированные списки, если это уместно.
Советы по форматированию:
Завершите письмо словами «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «Искренне ваш». А затем - ваше имя: «С уважением, Джамила Мусаева».
Под вашим именем можно указать (но это не обязательно) вашу должность, компанию, веб-сайт, электронную почту, номер телефона.
Если вам нужно отправить вложения вместе с письмом, конвертируйте их в PDF, чтобы избежать проблем с совместимостью.
Если файл большой, заархивируйте его, чтобы уменьшить размер.
Для официальных писем спрашивайте разрешения перед отправкой вложений.
Старайтесь отвечать на все письма в течение 24 часов. Если вам нужно больше времени:
«Спасибо, я получил ваше сообщение. Скоро свяжусь с вами».
Корпоративная почта не является личной. Письма хранятся, отслеживаются и принадлежат вашей компании. Даже удалённые письма можно восстановить.
В связи с этим не отправляйте личные фотографии или конфиденциальные документы по служебной электронной почте.
Смотрите видео - Как правильно писать электронное письмо:
Ранее Главред писал, что некоторые правила этикета устарели, а многие - поменялись со временем, но есть и такие, которые мы нарушаем каждый день, но даже не замечаем этого.
Вам также может быть интересно:
Джамила Мусаева - международный консультант по этикету, автор, предприниматель и мама двоих детей. Ведет канал на YouTube, на который подписаны более миллиона человек.
"Моя страсть — образование за пределами традиционной школьной среды. Вот почему я привнесла свой опыт на YouTube, стремясь предоставить вам бесценные знания и советы, которые выходят за рамки обычной школьной программы", - пишет Джамила в описании своего канала.
Девушка родом из Азербайджана и публикует видео на разнообразные темы: правила хорошего тона, саморазвитие, стиль жизни, уход за лицом и телом, азрбайджанская культура и традиции.